Produttività
Il post che non finisce mai
Tre settimane per approvare una grafica che si fa in due ore. Il problema non è chi la disegna: è chi deve dire sì.
Il tempo di produzione di un contenuto è quasi sempre poco. Quello che lo fa arrivare in ritardo è il giro delle approvazioni: troppe persone, nessuna scadenza, modifiche senza fine. Tre regole scritte una volta lo riducono da settimane a giorni.
Una grafica per i social si disegna in un paio d'ore. Poi comincia il vero lavoro: la manda al titolare, che la gira al commerciale, che la fa vedere alla moglie del titolare, che ha un dubbio sul colore. Passano tre settimane. Quando esce, l'occasione per cui era nata è passata da un pezzo.
Il contenuto si fa in due ore. L'approvazione se ne prende tre settimane.
Dove si perde il tempo
Non nella produzione. Si perde in tre punti, sempre gli stessi.
- Nessuno sa chi decide. Se possono dire la loro in cinque, nessuno dei cinque si sente responsabile del sì.
- Le modifiche arrivano a rate. Prima il colore, poi il testo, poi «ci mettiamo anche il logo del consorzio?». Ogni giro rimette in coda il lavoro.
- Non c'è una data. Senza scadenza, un'approvazione scivola sotto le cose urgenti per sempre.
Tre regole che accorciano tutto
Uno che decide. Gli altri consigliano, uno solo approva. Va deciso prima, per iscritto, e va detto anche a chi resta fuori: metà dei ritardi nascono da persone che non sapevano di non dover rispondere.
Due giri, poi si pubblica. Primo giro: tutte le osservazioni insieme, in una volta. Secondo giro: si controlla che siano state applicate. Non esiste un terzo giro, e questo va detto prima, non quando arriva la terza tornata di correzioni.
Una data sul calendario. «Rispondiamo entro giovedì, altrimenti si pubblica così» sembra brutale. In pratica è l'unica frase che fa arrivare le risposte il mercoledì!
Il conto vero
Prendi l'ultimo contenuto che avete pubblicato in ritardo. Quante persone lo hanno guardato prima che uscisse? Quanti giri di modifiche? Moltiplica le ore di tutti per il costo orario. Quasi sempre l'approvazione costa più della produzione, e non compare in nessun preventivo.
E quando il ritardo è colpa nostra
Vale anche al contrario, ed è giusto dirlo: metà dei ritardi di un fornitore nascono da materiali che il cliente non consegna. Le foto dei prodotti, i testi da rivedere, il logo in buona qualità. Chiedili all'inizio, tutti insieme, con una data. Chiederli a rate allunga il lavoro tanto quanto le approvazioni a rate. Noi lo mettiamo per iscritto all'inizio: vedi Social Video Club. Anche qui vale la regola del rispondere presto.
- Uno solo approva. Gli altri consigliano, e lo sanno prima.
- Due giri di modifiche, poi si pubblica. Va detto all'inizio.
- Ogni approvazione ha una data, e una regola per quando la data passa.
Domande frequenti
Quante persone dovrebbero approvare un contenuto?
Una. Le altre possono dare un parere, ma il sì lo dà una persona sola, scelta prima. Quando possono decidere in cinque, nessuno dei cinque si prende la responsabilità e il contenuto resta fermo.
Come si evitano i giri di modifiche infiniti?
Si stabilisce prima che i giri sono due: nel primo arrivano tutte le osservazioni insieme, nel secondo si verifica che siano state applicate. La regola va detta all’inizio, non quando arriva la terza tornata di correzioni.
Cosa si fa se il cliente non risponde?
Si fissa una data e si dice cosa succede quando passa: «se non riceviamo osservazioni entro giovedì, pubblichiamo questa versione». Sembra brusco, ma è la frase che fa arrivare le risposte in tempo.