Produttività
Riunioni che pesano
Un'ora in cinque persone non è un'ora: sono cinque. Come si fa il conto, e come si dimezza.
Una riunione di un’ora con cinque persone consuma cinque ore di lavoro, e succede ogni settimana. Il conto è semplice e non lo fa quasi nessuno. Quattro regole bastano a tenere in piedi solo quelle che servono davvero.
Facciamo un conto che nessuno fa. Riunione del lunedì: un'ora, cinque persone. Sono cinque ore di lavoro. Moltiplicale per quaranta settimane e sono duecento ore, cioè un mese e mezzo di una persona a tempo pieno. Per una riunione sola, quella che si fa «perché si è sempre fatta».
Un'ora in cinque persone non è un'ora. Sono cinque.
Quanto costa la tua
Non è un argomento contro le riunioni: è un argomento contro quelle che non decidono niente. Una riunione che chiude una scelta vale quelle cinque ore dieci volte. Una che «fa il punto» senza decidere, no.
Quattro regole, e sono finite
- Se non c'è una decisione da prendere, è una mail. L'aggiornamento si legge, non si ascolta in cinque.
- Chi non decide non serve che ci sia. Mandagli il risultato: risparmi la sua ora e lui te ne sarà grato.
- Una domanda scritta nell'invito. «Decidiamo se il catalogo esce a ottobre o a gennaio». Senza la domanda, la riunione si allarga da sola.
- Si finisce con chi fa cosa entro quando. Tre righe alla fine. Se non ci sono, la riunione va rifatta e sono altre cinque ore.
La prova del mese prossimo
Prendi le riunioni fisse che avete e cancellane una per un mese. Non spostarla: cancellala. Se dopo quattro settimane non è successo niente, hai appena recuperato duecento ore l'anno. Se invece qualcosa si è inceppato, l'hai scoperto e la rimetti, ma stavolta sai a cosa serve.
È la prova più antipatica e la più utile che conosca!
Le riunioni con i fornitori
Stessa regola, con un'aggiunta: chiedi a chi la convoca di mandare prima la decisione da prendere. Un incontro di un'ora per «conoscerci meglio», senza una domanda sul tavolo, è un'ora di vendita travestita da cortesia. Chi lavora bene ti manda l'ordine del giorno senza che tu lo chieda. È lo stesso segnale delle domande da fare prima di firmare. Il nostro ordine del giorno lo trovi in servizi.
- Il costo di una riunione è le ore di tutti, non un'ora.
- Senza una decisione da prendere, è una mail.
- Si chiude con chi fa cosa entro quando, o si rifarà.
Domande frequenti
Come si capisce se una riunione è necessaria?
Se sai scrivere in una riga la decisione da prendere, è necessaria. Se sai scrivere solo l’argomento, è un aggiornamento: si manda per iscritto e ognuno lo legge quando può.
Quanto costa davvero una riunione?
Le ore di tutti i presenti, non una. Un incontro di un’ora con cinque persone consuma cinque ore di lavoro; se si ripete ogni settimana, sono circa duecento ore l’anno, un mese e mezzo di una persona a tempo pieno.
Come si riducono le riunioni senza perdere il controllo?
Scrivi la domanda nell’invito, invita solo chi decide e chiudi con chi fa cosa entro quando. Poi prova a cancellarne una per un mese: se non succede niente, non serviva.